1 : Données personnelles 

 

1.1 QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE PERSONNELLE ? 


Le terme « Donnée Personnelle » désigne toutes les informations qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique : nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique ou adresse IP, date de naissance etc. 
 

1.2 IDENTITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT 


Les Données Personnelles sont collectées par SA AEX Models Agency, 40 Rue Cuvier 31100 Toulouse en son nom et pour son compte, et le cas échéant au nom de Acyma EL KALAI. 
 

1.3 COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES 


— QUELLES DONNÉES PERSONNELLES SONT COLLECTÉES ? 
AEX Models Agency peut être amenée à collecter notamment vos nom, prénom, date de naissance, nationalité, lieu de naissance, agence mère, e-mail, numéro de téléphone, numéro de passeport, date de délivrance et d’expiration du passeport, numéro de POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ — AEX Models Agency sécurité sociale, adresse, nom des parents, adresse des parents, copie du passeport, copie du passeport des parents, numéro de téléphone des parents, RIB, certificat d’acte de naissance, certificat médical, mensurations, allergies, photos, données de navigation, historique de commandes, préférences et centres d’intérêts, éléments relatifs au suivi de votre commande. L’Internaute, le client ou le mannequin s’engage à fournir à AEX Models Agency des informations véritables, sincères et non viciées. Toute communication de fausses informations est contraire aux présentes conditions générales de vente et d’utilisation. 
— SUR QUELLE BASE JURIDIQUE ET À QUELLES FINS CES DONNEES PERSONNELLES SONT COLLECTÉES ET TRAITÉES ?
La règlementation européenne en matière de protection de données permet à AEX Models Agency d’utiliser les Données Personnelles du Client ou du mannequin que si AEX Models Agency dispose d’une base juridique valable. Ainsi, pour traiter les Données Personnelles des Clients ou des mannequins, AEX Models Agency se base soit sur le consentement des personnes concernées, soit lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat (exemple : le contrat de travail, de mise à disposition ou bon de commande) ; soit lorsque c’est dans l’intérêt légitime de AEX Models Agency (lequel ne peut être contraire aux droits et libertés du Client ou des mannequins) ; ou lorsque c’est nécessaire au respect d’une obligation légale (exemple : déclaration à faire auprès des organismes sociaux tel que l’URSSAF, sécurité sociale, caisse de retraite, mutuelle, conservation de factures et de fiches de paies). Ainsi les Données Personnelles collectées ont pour finalités, selon le cas de figure : - La gestion de la relation commerciale entre le Client et AEX Models Agency - Le traitement et suivi de la ou des commande(s) du Client ; Les données personnelles collectées par AEX Models Agency sont transmises à différents organismes pour permettre aux mannequins de travailler légalement sur le territoire français, pour permettre d’organiser leurs déplacements ou de promouvoir leurs carrières : 

 

1.4 MOYENS UTILISES POUR COLLECTER LES DONNEES PERSONNELLES 


Vos Données Personnelles peuvent être collectées : - Par le site internet www.aexmodelsagency.fr - Par l’intermédiaire d’une agence mère (agence à l’étranger) - En Agence - Par le biais des Réseaux sociaux lors de jeux concours. 
 

1.5 SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES 


AEX Models Agency fait ses meilleurs efforts pour prendre toutes mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles qui lui ont été transmises par tout internaute, mannequin, comédien et/ou client et ce dans le respect des dispositions légales applicables. 
 

1.6 CONSERVATION DES DONNÉES 


Les Données Personnelles collectées seront conservées durant toute la relation commerciale entre le Client et AEX Models Agency que pour une durée de 60 mois à compter du dernier acte. Les Données Personnelles collectées seront conservées pendant que le mannequin ou comédiens est inscrit à l’agence et pour une durée de 60 mois à compter de sa démission, ou dernier acte. Toutefois, les Données Personnelles peuvent être conservées et archivées pour une durée plus longue au titre du respect d’une obligation légale ou à des fins statistiques, et ce conformément à la règlementation nationale et européenne en vigueur. 
 

1.7 DROIT DES PERSONNES 


Conformément aux législations nationales et européennes en vigueur (les articles 14 à 22 du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679 du 27 avril 2016), le Mannequin, comédien et le client disposent d’un droit d’accès, de modification, de rectification, à la limitation, d’opposition, de portabilité et d’effacement des Données Personnelles le concernant, auprès de AEX Models Agency et ce après vérification par AEX Models Agency, si elle l’estime nécessaire, de l’identité du Client ou du mannequin par toute pièce d’identité en cours de validité. 

- Droits d’accès et Rectification Vous pouvez notamment demander à accéder à l’ensemble des informations vous concernant ; obtenir une copie, exiger que vos Données Personnelles soient, selon les cas, rectifiées si elles sont inexactes, complétées, mises à jour. 

- Droit d’effacement/droit à l’oubli Vous pouvez demander à AEX Models Agency de supprimer vos Données Personnelles lorsque, entre autres raisons, les Données Personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été collectées, si le traitement est illicite ou si vous avez retiré votre consentement. Toutefois, ce droit n’existe pas si le traitement est nécessaire à l’exercice de la liberté d’expression et d’information, pour respecter une obligation légale, pour des motifs d’intérêt public, ou la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice. 

- Droit à la portabilité Vous avez le droit de recevoir les Données Personnelles dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine, dans le but de les transmettre à un autre responsable de traitement. Vous pouvez également demander que les Données Personnelles soient transmises directement à une autre personne responsable, dans la mesure où cela est techniquement possible. 

- Droit à la limitation Vous avez le droit d’exiger que vos Données Personnelles soient verrouillées, si ces Données Personnelles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou si la collecte, l’utilisation, la communication de ces Données Personnelles est interdite. Dans ce cas vos Données Personnelles ne seront pas traitées, celles-ci seront conservées uniquement pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour la protection des droits des personnes. 

- Droit à présenter une réclamation Vous avez le droit de présenter une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) - Décisions individuelles automatisées Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur le traitement automatisé, y compris le profiling, qui entraînerait des conséquences juridiques à votre encontre. Cependant, il ne sera pas possible d’exercer ce droit dans les cas suivants : si la décision est nécessaire pour l’exécution de votre commande pour le client, de votre travail pour le mannequin ; si elle est autorisée pour la loi à condition que soient établies des mesures appropriées pour garantir les droits, libertés et intérêts légitimes ; si elle se base sur votre consentement explicite. 

- Sort des Données Personnelles après la mort Vous pouvez également nous contacter pour nous fournir des instructions sur le sort que vous souhaitez réserver à vos Données Personnelles après votre décès. Pour exercer ses droits, il suffit au client, au mannequin ou au comédien d’en faire la demande par écrit : soit par courrier à l’adresse suivante : AEX Models Agency Service Client /Données Personnelles 9 Avenue Hoche 75008 Paris France. 


 

2 ANALYSE DES BESOINS ET DES DONNÉES

UTILISATIONS DES DONNEES PERSONNELLES DES MANNEQUINS. 
 

2.1 Candidature

Collecte des données suivantes via notre site internet www.aexmodelsagency.fr envoyées par e-mail à six commerciaux : Prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone, ville, mensurations (hauteur, pointure), couleur de cheveux, couleur des yeux, âge, photos Consentement du candidat : il demande lui-même à être mannequin et nous envoie lui même ses données personnelles via notre site internet www.aexmodelsagency.fr Si le candidat ne nous intéresse pas : suppression de l’e-mail contenant les données personnelles et les photos du candidat. Si le candidat nous intéresse : prise de contact avec le candidat, demande de rendez- vous à l’agence et suppression de l’e-mail de candidature pour commencer la procédure d’enregistrement du mannequin. 
 

2.2 Enregistrement du mannequin

Collecte des données suivantes : Nom, prénom, date de naissance, nationalité, lieu de naissance, agence mère, e-mail, numéro de téléphone, numéro de passeport, date de délivrance et d’expiration du passeport, numéro de sécurité sociale, adresse, nom des parents, adresse des parents, copie du passeport, copie du passeport des parents, numéro de téléphone des parents, RIB, certificat d’acte de naissance, certificat médical, mensurations, allergies, photos. Supports : Format papier (fiche d’information), enregistré sur « scans sur serveur », sur Manager (société LKO) logiciel d’exploitation comptabilité mannequin, sur New Modeling (CDS) logiciel commercial pour l’activité d’agence de mannequins. 
 

2.3 Casting 

Transmission des données personnelles du mannequin et des photos au client par e-mail ou par sélection faite directement sur le site internet de l’agence. Transmission des données dès que le profil du mannequin correspond à la demande du client. 
 

2.4 Organisation de déplacement 

Transmission des données personnelles du mannequin à l’agence de voyage et au client par e- mail ou par téléphone. Transmission des données dès que la prestation est confirmée par le client. Consentement du mannequin pour organiser son voyage vers le lieu de son travail. 
 

2.5 Déclaration de la prestation du mannequin aux autorités 

DPAE via le site internet due.urssaf.fr et APT supplémentaire si le mannequin n’est pas européen via le formulaire en ligne disponible sur immigration.interieur.gouv.fr puis transmis par e-mail à idf-ut75.eesam@direccte.gouv.fr Etablissement d’un contrat de travail entre l’agence et le mannequin où apparaît les données personnelles du mannequin et celles de l’agence. Etablissement d’un contrat de mise à disposition entre l’agence, le mannequin et le client où apparaît les données personnelles du mannequin, de l’agence et du client. Une prestation entraîne la création d’un compte personnel de chaque mannequin sur le logiciel Manager. Le compte personnel fait apparaitre les dépenses et les entrées d’argent du mannequin (salaire, facture d’hôtel, composites, ...). L’établissement d’une facture permet la création automatique d’une fiche de paie pour le mannequin et le calcul de la commission pour son agence mère. Les bulletins de paie et le registre d’entrées et sorties du personnel mannequin/ comédien sont stockés via le logiciel Manager et en version papier pour toujours. 
 

2.7 Facturation – paie – paiement 

La facturation se fait via le logiciel Manager. Nous récoltons les données personnelles des clients nom, adresse, numéro de TVA, numéro de téléphone et e-mail, des mannequins afin de facturer la prestation. La facturation déclenche automatiquement la mise à jour du compte mannequin ainsi que la paie destinée au mannequin. Le mannequin fournit à l’agence ses coordonnées bancaires afin que celles-ci puissent effectuer le paiement de la prestation due. Le RIB est gardé en format papier ainsi que sur le logiciel en ligne de la BNP Paribas. Sur celui-ci apparait le nom, prénom, adresse, IBAN, BIC et toutes informations complémentaires permettant de faire un transfert d’argent. 
 

2.8 Consentement du mannequin 

Le mannequin autorise l’agence à utiliser ses données personnelles en signant la Convention de collaboration et le Mandat civil de représentation afin que l’agence puisse communiquer aux autorités françaises les informations permettant de le déclarer et ainsi respecter une obligation légale ou règlementaire. Toutes les informations demandées au mannequin sont en relation avec son activité de mannequin et servent exclusivement à titre professionnelle pour sa promotion. 
 

2.9 Limitation dans le temps de l’utilisation des données personnelles des mannequins 

Tant que le mannequin est représenté par l’agence, ses données restent actives et sont accessibles en format papier et numérique et sont mises à jour si nécessaire. Quand le mannequin quitte l’agence, les informations sont stockées pour une durée de cinq ans dans le logiciel CDS et dix ans sur le serveur informatique (dossier « scans sur serveur »). Le dossier « scans sur serveur » comprend les photos et les vidéos du mannequin (photos prises à l’agence, envoyées par le mannequin, envoyées par son agence mère, shooting photo pour les clients), son/ses passeport(s), son certificat d’acte de naissance, son/ses certificats médicaux.